ไฟล์ PDF คืออะไร

ไฟล์ PDF (Portable Document Format) เป็นรูปแบบไฟล์ที่ถูกพัฒนาโดยบริษัท Adobe Systems ในปี 1993 เพื่อใช้สำหรับการแลกเปลี่ยนเอกสารในรูปแบบดิจิทัล

ไฟล์ PDF สามารถเก็บข้อมูลที่หลากหลาย ทั้งข้อความ ภาพ กราฟิก และการจัดรูปแบบต่างๆ โดยไม่ขึ้นกับซอฟต์แวร์หรือฮาร์ดแวร์ที่ใช้เปิดไฟล์ ทำให้ไฟล์ PDF ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลายในการใช้งานทั้งในองค์กรและบุคคลทั่วไป

ประเภทของไฟล์ PDF

PDF ที่มีเฉพาะภาพ (Image-only PDF): เป็นไฟล์ PDF ที่ถูกสร้างขึ้นจากการสแกนเอกสาร ซึ่งในไฟล์จะมีแต่ภาพไม่มีข้อมูลที่เป็นข้อความ

PDF ที่สามารถค้นหาได้ (Searchable PDF): ไฟล์ประเภทนี้จะมีการใช้เทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition) เพื่อแปลงข้อความในภาพให้กลายเป็นข้อความที่สามารถค้นหาและคัดลอกได้

PDF แบบอินเตอร์แอคทีฟ (Interactive PDF): ไฟล์ PDF ที่มีฟังก์ชันอินเตอร์แอคทีฟ เช่น ฟอร์มที่กรอกข้อมูลได้ ลิงก์ที่คลิกได้ และมีปุ่มเพื่อทำการกระทำต่างๆ

การใช้งานไฟล์ PDF

PDF สำหรับการพิมพ์: ไฟล์ PDF ที่มีความละเอียดสูงและใช้สำหรับการพิมพ์ในงานที่ต้องการคุณภาพสูง เช่น โบรชัวร์ นิตยสาร
PDF สำหรับเอกสารทั่วไป: ไฟล์ PDF ที่ใช้ในการแชร์เอกสารทั่วไป เช่น รายงาน บทความ หนังสือ
PDF แบบฟอร์ม: ใช้สำหรับการกรอกข้อมูล เช่น ฟอร์มการสมัครงาน แบบสอบถาม

มาตรฐานของไฟล์ PDF

เพื่อให้ไฟล์ PDF เป็นมาตรฐานที่สามารถใช้งานได้อย่างกว้างขวางและยั่งยืน จึงมีการกำหนดมาตรฐานต่างๆ ขึ้นมา โดยมาตรฐานไฟล์ PDF ที่สำคัญมีดังนี้:

1. PDF/X (PDF Exchange)

PDF/X เป็นมาตรฐานที่ออกแบบมาเพื่อใช้ในอุตสาหกรรมการพิมพ์ โดยเฉพาะการส่งไฟล์ระหว่างผู้ผลิตและโรงพิมพ์ มาตรฐานนี้เน้นความถูกต้องและสมบูรณ์ของข้อมูลที่เกี่ยวกับการพิมพ์ เช่น สี รูปแบบฟอนต์ และการจัดวางภาพ ทำให้มั่นใจได้ว่าไฟล์ PDF ที่ส่งมอบจะไม่มีปัญหาในกระบวนการพิมพ์ มาตรฐาน PDF/X ที่นิยมใช้มีหลายรุ่น เช่น PDF/X-1a, PDF/X-3, PDF/X-4 เป็นต้น

2. PDF/A (PDF Archival)

PDF/A เป็นมาตรฐานสำหรับการเก็บรักษาเอกสารดิจิทัลในระยะยาว มาตรฐานนี้เน้นความคงทนและความสามารถในการเข้าถึงเอกสารในอนาคต โดยกำหนดให้ไฟล์ PDF ต้องประกอบด้วยข้อมูลที่สามารถเปิดอ่านได้โดยไม่ต้องพึ่งพาซอฟต์แวร์หรือฮาร์ดแวร์เฉพาะเจาะจง เช่น ฟอนต์ทั้งหมดต้องฝังในไฟล์ และห้ามใช้ฟังก์ชันที่ไม่คงที่เช่น JavaScript หรือการเข้ารหัส มาตรฐาน PDF/A มีหลายส่วน เช่น PDF/A-1, PDF/A-2, และ PDF/A-3 ซึ่งแต่ละส่วนมีข้อกำหนดเพิ่มเติมเพื่อรองรับการใช้งานที่หลากหลาย

3. PDF/E (PDF Engineering)

PDF/E เป็นมาตรฐานสำหรับการจัดการเอกสารในสาขาวิศวกรรมและอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้อง เช่น การออกแบบ 3D, CAD (Computer-Aided Design), และการจัดการข้อมูลทางเทคนิค มาตรฐานนี้เน้นความสามารถในการแลกเปลี่ยนและใช้ข้อมูลร่วมกันในโครงการที่มีความซับซ้อนสูง

4. PDF/UA (PDF Universal Accessibility)

PDF/UA เป็นมาตรฐานสำหรับการเข้าถึงไฟล์ PDF โดยผู้ใช้ที่มีความพิการ มาตรฐานนี้กำหนดข้อกำหนดเพื่อให้ไฟล์ PDF สามารถอ่านและใช้งานได้โดยใช้เทคโนโลยีเสริม เช่น โปรแกรมอ่านหน้าจอ (Screen Readers) และอุปกรณ์ช่วยเหลืออื่นๆ มาตรฐาน PDF/UA ช่วยให้ผู้สร้างไฟล์ PDF สามารถทำเอกสารที่ทุกคนสามารถเข้าถึงและใช้งานได้อย่างเท่าเทียม

5. PDF/VT (PDF Variable and Transactional Printing)

PDF/VT เป็นมาตรฐานสำหรับการพิมพ์ที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลและการพิมพ์แบบรายการ เช่น การพิมพ์ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน หรือสื่อการตลาดที่มีการปรับข้อมูลเฉพาะบุคคล มาตรฐานนี้ช่วยให้การพิมพ์ที่มีข้อมูลเปลี่ยนแปลงบ่อยและซับซ้อนสามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การนำมาตรฐาน PDF ไปใช้ในงานจริง

ในองค์กร: ใช้มาตรฐาน PDF/A เพื่อเก็บรักษาเอกสารที่สำคัญในระยะยาว เช่น เอกสารทางกฎหมายหรือการเงิน
ในโรงพิมพ์: ใช้มาตรฐาน PDF/X เพื่อส่งไฟล์งานพิมพ์ระหว่างผู้ผลิตและโรงพิมพ์ เพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์พิมพ์มีความถูกต้องและสมบูรณ์
ในสาขาวิศวกรรม: ใช้มาตรฐาน PDF/E เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลทางเทคนิคและการออกแบบในโครงการที่มีความซับซ้อน
ในงานที่เกี่ยวกับผู้พิการ: ใช้มาตรฐาน PDF/UA เพื่อสร้างเอกสารที่ทุกคนสามารถเข้าถึงและใช้งานได้
ในงานพิมพ์เอกสารรายการ: ใช้มาตรฐาน PDF/VT เพื่อพิมพ์ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน หรือสื่อการตลาดที่มีการปรับข้อมูลเฉพาะบุคคล

วิธีการสร้างไฟล์ PDF (เบื้องต้น)

ตัวอย่าง

การใช้โปรแกรม Microsoft Word:
เปิดเอกสารที่ต้องการบันทึกเป็น PDF
เลือกเมนู “File” แล้วเลือก “Save As”
ในช่อง “Save as type” เลือก “PDF” แล้วคลิก “Save”

หรือ

การใช้โปรแกรม Adobe Acrobat:
เปิดโปรแกรม Adobe Acrobat แล้วเลือก “Create PDF”
เลือกไฟล์ที่ต้องการแปลงเป็น PDF
คลิก “Create”

มีบริการออนไลน์หลายที่ที่สามารถแปลงเอกสารของเราให้เป็น PDF ด้วยการ upload ไฟล์ของเราขึ้นไปที่เว็บไซต์แล้วก็จะสามารถ download ไฟล์ที่ถูกแปลงเป็น PDF กลับลงมาได้ แต่ขอไม่แนะนำ เพราะเราจำเป็นต้อง upload ไฟล์ข้อมูลของเราซึ่งอาจจะมีเนื้อหาที่เราไม่ต้องการเผยแพร่ให้ผู้อื่นทราบ อีกทั้งปัจจุบันในเครื่องคอมพิวเตอร์ก็มักจะมีโปรแกรมที่สามารถแปลงเป็น PDF ได้ในตัวอยู่แล้ว

หรือท่านสามารถกดเมนูสั่งพิมพ์ของโปรแกรมต่างๆ แล้วดูว่ามีตัวเลือกให้เลือกเป็น “Save as PDF” หรือ “Print as PDF” หรือ “Export as PDF” หรือไม่

การเข้าใจและใช้ประโยชน์จากไฟล์ PDF อย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้การจัดการเอกสารดิจิทัลของคุณง่ายขึ้นและเป็นระบบมากยิ่งขึ้น

---

ศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ :

• Adobe Systems
• International Organization for Standardization (ISO)
• AIIM (Association for Intelligent Information Management)
• PDF Association
• W3C (World Wide Web Consortium)

Cover Photo by CURVD® on Unsplash