มารู้จักกับไฟล์ PDF กันให้มากขึ้น

Spread the love

ไฟล์ PDF คืออะไร

ไฟล์ PDF (Portable Document Format) เป็นรูปแบบไฟล์ที่ถูกพัฒนาโดยบริษัท Adobe Systems ในปี 1993 เพื่อใช้สำหรับการแลกเปลี่ยนเอกสารในรูปแบบดิจิทัล

ไฟล์ PDF สามารถเก็บข้อมูลที่หลากหลาย ทั้งข้อความ ภาพ กราฟิก และการจัดรูปแบบต่างๆ โดยไม่ขึ้นกับซอฟต์แวร์หรือฮาร์ดแวร์ที่ใช้เปิดไฟล์ ทำให้ไฟล์ PDF ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลายในการใช้งานทั้งในองค์กรและบุคคลทั่วไป

ประเภทของไฟล์ PDF

PDF ที่มีเฉพาะภาพ (Image-only PDF): เป็นไฟล์ PDF ที่ถูกสร้างขึ้นจากการสแกนเอกสาร ซึ่งในไฟล์จะมีแต่ภาพไม่มีข้อมูลที่เป็นข้อความ

PDF ที่สามารถค้นหาได้ (Searchable PDF): ไฟล์ประเภทนี้จะมีการใช้เทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition) เพื่อแปลงข้อความในภาพให้กลายเป็นข้อความที่สามารถค้นหาและคัดลอกได้

PDF แบบอินเตอร์แอคทีฟ (Interactive PDF): ไฟล์ PDF ที่มีฟังก์ชันอินเตอร์แอคทีฟ เช่น ฟอร์มที่กรอกข้อมูลได้ ลิงก์ที่คลิกได้ และมีปุ่มเพื่อทำการกระทำต่างๆ

การใช้งานไฟล์ PDF

PDF สำหรับการพิมพ์: ไฟล์ PDF ที่มีความละเอียดสูงและใช้สำหรับการพิมพ์ในงานที่ต้องการคุณภาพสูง เช่น โบรชัวร์ นิตยสาร
PDF สำหรับเอกสารทั่วไป: ไฟล์ PDF ที่ใช้ในการแชร์เอกสารทั่วไป เช่น รายงาน บทความ หนังสือ
PDF แบบฟอร์ม: ใช้สำหรับการกรอกข้อมูล เช่น ฟอร์มการสมัครงาน แบบสอบถาม

Photo by Water Journal on Unsplash

มาตรฐานของไฟล์ PDF

เพื่อให้ไฟล์ PDF เป็นมาตรฐานที่สามารถใช้งานได้อย่างกว้างขวางและยั่งยืน จึงมีการกำหนดมาตรฐานต่างๆ ขึ้นมา โดยมาตรฐานไฟล์ PDF ที่สำคัญมีดังนี้:

1. PDF/X (PDF Exchange)

PDF/X เป็นมาตรฐานที่ออกแบบมาเพื่อใช้ในอุตสาหกรรมการพิมพ์ โดยเฉพาะการส่งไฟล์ระหว่างผู้ผลิตและโรงพิมพ์ มาตรฐานนี้เน้นความถูกต้องและสมบูรณ์ของข้อมูลที่เกี่ยวกับการพิมพ์ เช่น สี รูปแบบฟอนต์ และการจัดวางภาพ ทำให้มั่นใจได้ว่าไฟล์ PDF ที่ส่งมอบจะไม่มีปัญหาในกระบวนการพิมพ์ มาตรฐาน PDF/X ที่นิยมใช้มีหลายรุ่น เช่น PDF/X-1a, PDF/X-3, PDF/X-4 เป็นต้น

2. PDF/A (PDF Archival)

PDF/A เป็นมาตรฐานสำหรับการเก็บรักษาเอกสารดิจิทัลในระยะยาว มาตรฐานนี้เน้นความคงทนและความสามารถในการเข้าถึงเอกสารในอนาคต โดยกำหนดให้ไฟล์ PDF ต้องประกอบด้วยข้อมูลที่สามารถเปิดอ่านได้โดยไม่ต้องพึ่งพาซอฟต์แวร์หรือฮาร์ดแวร์เฉพาะเจาะจง เช่น ฟอนต์ทั้งหมดต้องฝังในไฟล์ และห้ามใช้ฟังก์ชันที่ไม่คงที่เช่น JavaScript หรือการเข้ารหัส มาตรฐาน PDF/A มีหลายส่วน เช่น PDF/A-1, PDF/A-2, และ PDF/A-3 ซึ่งแต่ละส่วนมีข้อกำหนดเพิ่มเติมเพื่อรองรับการใช้งานที่หลากหลาย

3. PDF/E (PDF Engineering)

PDF/E เป็นมาตรฐานสำหรับการจัดการเอกสารในสาขาวิศวกรรมและอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้อง เช่น การออกแบบ 3D, CAD (Computer-Aided Design), และการจัดการข้อมูลทางเทคนิค มาตรฐานนี้เน้นความสามารถในการแลกเปลี่ยนและใช้ข้อมูลร่วมกันในโครงการที่มีความซับซ้อนสูง

4. PDF/UA (PDF Universal Accessibility)

PDF/UA เป็นมาตรฐานสำหรับการเข้าถึงไฟล์ PDF โดยผู้ใช้ที่มีความพิการ มาตรฐานนี้กำหนดข้อกำหนดเพื่อให้ไฟล์ PDF สามารถอ่านและใช้งานได้โดยใช้เทคโนโลยีเสริม เช่น โปรแกรมอ่านหน้าจอ (Screen Readers) และอุปกรณ์ช่วยเหลืออื่นๆ มาตรฐาน PDF/UA ช่วยให้ผู้สร้างไฟล์ PDF สามารถทำเอกสารที่ทุกคนสามารถเข้าถึงและใช้งานได้อย่างเท่าเทียม

5. PDF/VT (PDF Variable and Transactional Printing)

PDF/VT เป็นมาตรฐานสำหรับการพิมพ์ที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลและการพิมพ์แบบรายการ เช่น การพิมพ์ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน หรือสื่อการตลาดที่มีการปรับข้อมูลเฉพาะบุคคล มาตรฐานนี้ช่วยให้การพิมพ์ที่มีข้อมูลเปลี่ยนแปลงบ่อยและซับซ้อนสามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การนำมาตรฐาน PDF ไปใช้ในงานจริง

ในองค์กร: ใช้มาตรฐาน PDF/A เพื่อเก็บรักษาเอกสารที่สำคัญในระยะยาว เช่น เอกสารทางกฎหมายหรือการเงิน
ในโรงพิมพ์: ใช้มาตรฐาน PDF/X เพื่อส่งไฟล์งานพิมพ์ระหว่างผู้ผลิตและโรงพิมพ์ เพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์พิมพ์มีความถูกต้องและสมบูรณ์
ในสาขาวิศวกรรม: ใช้มาตรฐาน PDF/E เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลทางเทคนิคและการออกแบบในโครงการที่มีความซับซ้อน
ในงานที่เกี่ยวกับผู้พิการ: ใช้มาตรฐาน PDF/UA เพื่อสร้างเอกสารที่ทุกคนสามารถเข้าถึงและใช้งานได้
ในงานพิมพ์เอกสารรายการ: ใช้มาตรฐาน PDF/VT เพื่อพิมพ์ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน หรือสื่อการตลาดที่มีการปรับข้อมูลเฉพาะบุคคล

Photo by Thought Catalog on Unsplash

วิธีการสร้างไฟล์ PDF (เบื้องต้น)

ตัวอย่าง

การใช้โปรแกรม Microsoft Word:
เปิดเอกสารที่ต้องการบันทึกเป็น PDF
เลือกเมนู “File” แล้วเลือก “Save As”
ในช่อง “Save as type” เลือก “PDF” แล้วคลิก “Save”

หรือ

การใช้โปรแกรม Adobe Acrobat:
เปิดโปรแกรม Adobe Acrobat แล้วเลือก “Create PDF”
เลือกไฟล์ที่ต้องการแปลงเป็น PDF
คลิก “Create”

มีบริการออนไลน์หลายที่ที่สามารถแปลงเอกสารของเราให้เป็น PDF ด้วยการ upload ไฟล์ของเราขึ้นไปที่เว็บไซต์แล้วก็จะสามารถ download ไฟล์ที่ถูกแปลงเป็น PDF กลับลงมาได้ แต่ขอไม่แนะนำ เพราะเราจำเป็นต้อง upload ไฟล์ข้อมูลของเราซึ่งอาจจะมีเนื้อหาที่เราไม่ต้องการเผยแพร่ให้ผู้อื่นทราบ อีกทั้งปัจจุบันในเครื่องคอมพิวเตอร์ก็มักจะมีโปรแกรมที่สามารถแปลงเป็น PDF ได้ในตัวอยู่แล้ว

หรือท่านสามารถกดเมนูสั่งพิมพ์ของโปรแกรมต่างๆ แล้วดูว่ามีตัวเลือกให้เลือกเป็น “Save as PDF” หรือ “Print as PDF” หรือ “Export as PDF” หรือไม่

การเข้าใจและใช้ประโยชน์จากไฟล์ PDF อย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้การจัดการเอกสารดิจิทัลของคุณง่ายขึ้นและเป็นระบบมากยิ่งขึ้น


ศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ :

  • Adobe Systems
  • International Organization for Standardization (ISO)
  • AIIM (Association for Intelligent Information Management)
  • PDF Association
  • W3C (World Wide Web Consortium)

Cover Photo by CURVD® on Unsplash

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Scroll to Top